Numérisation de documents administratifs : optimiser sa gestion documentaire

16 février 2020 • EntrepriseAucun commentaire

Numérisation de documents administratifs : optimiser sa gestion documentaire

L’évolution de la technologie permet de gérer l’information de façon efficace. Il est devenu plus facile de numériser les dossiers physiques. La numérisation permet de libérer considérablement de l’espace, mais surtout de retrouver avec un seul clic un dossier parmi des milliers. L’objectif principal est d’optimiser la gestion documentaire, d’être rapide, efficace et économique.

Numérisation des documents

Chaque service a ses propres spécificités administratives. Ses tâches lui imposent des procédures particulières. Une bonne numérisation des documents permet d’être efficient en passant le moins de temps possible et d’être plus productif en gardant un haut niveau de la qualité de travail.

La digitalisation des procédés de gestion documentaire passe par l’évolution numérique de l’entreprise. Pour accroitre les rendements de l’entreprise, l’équipe dirigeante doit se faciliter les démarches de poursuite des processus de numérisation afin de rendre la gestion administrative multicanal et collaborative. Du coup, la numérisation de document est une condition essentielle pour mettre en place une gestion administrative optimisée. Mieux, elle préserve et conserve les pièces originales. L’information garde donc tout son état.

Optimisation de la gestion des documents

L’automatisation des processus de gestion administrative accroit la performance et baisse les dépenses de gestion. L’enjeu principal de la dématérialisation des documents est que l’entreprise puisse améliorer sa productivité. Pour assurer une bonne gestion au sein de l’entreprise, il faut numériser les archives au format papier et opter pour une gestion d’archives numérique.

Pour cela, il faut mettre des données dans un système unique d’information, choisir la signature numérique, mettre en place des workflows, archiver au format électronique dans un système sécurisé pour protéger les informations. L’optimisation de la gestion administrative des documents doit obéit à toutes ces exigences.

La numérisation est un procédé performant qui permet d’optimiser la gestion des tâches récurrentes qui demandent au quotidien un ou plusieurs employés, pour être accomplies. Comme on le voit, la digitalisation documentaire donne un véritable bénéfice en gagnant du temps afin de se consacrer à une autre chose.

Avec le lot d’informations à traiter et l’exigence de la qualité du service, la numérisation s’impose tout naturellement aux entreprises. Nombreux sont ces procédés administratifs à gérer : des bulletins de paie, les factures clients et fournisseurs, des notes de frais, les arrêts-maladie, les dossiers du personnel, les contrats de travail, les courriers et tous les autres documents.

Il faut noter que les nouvelles exigences dans le cadre des lois françaises déjà établies recommandent ce processus automatisé de gestion.

Une bonne gestion administrative

La gestion administrative de la société après la transformation digitale ou numérique des archives au format papier, permet de centraliser toutes les informations disponibles, de les stocker et les organiser de façon efficiente. Les informations doivent être facilement accessibles aux employés de l’entreprise. Ce faisant, les avantages en matière de gestion administrative sont nombreux. La surveillance d’erreurs ou de doubles saisies sont évitées.

La numérisation de documents administratifs et l’archivage électronique permettent une réduction des coûts de gestion administrative et favorisent un déploiement facile à mettre en œuvre. Cela concerne aussi bien l’occupation de surface des informations ou le temps consacré à la recherche de ces données.

Cependant, il faut noter que les entreprises sont soumises à certaines obligations par rapport aux durées de conservation légales des documents.

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